Como copiar uma tabela de PDF para o Excel (com e sem a opção "Do PDF")

Inserir o PDF ou importar a tabela?

Nos resultados do YouTube para "inserir pdf no excel", sete dos oito primeiros vídeos ensinam a mesma coisa: Inserir > Objeto, escolher o arquivo e deixar o PDF na planilha como um ícone. Isso serve para anexar a nota fiscal ao orçamento. Não serve para fazer conta: o PDF continua sendo PDF e nenhum número vai para as células.

Por que Ctrl+C / Ctrl+V joga tudo numa célula só

Você seleciona a tabela no PDF, copia, cola no Excel, e todos os valores caem numa única célula da coluna A. O motivo é que dentro do PDF não existe tabela nenhuma. O arquivo contém instruções do tipo imprima 1 204 em x 220, y 540, e em lugar nenhum fica registrado que aquele valor era a terceira linha da segunda coluna. Essa estrutura é descartada no momento em que o documento é exportado para PDF.

Por isso a função de copiar só junta os caracteres na ordem em que encontra. O espaço entre uma célula e a próxima não é uma tabulação nem uma vírgula, só uma diferença de coordenadas, e o programa que recebe não tem por onde dividir.

Esse único fato explica todo o resto. Reconstruir uma tabela significa ler onde os valores estão posicionados, e ler a posição é sempre uma dedução. Todos os métodos abaixo, inclusive o do próprio Excel, fazem essa dedução.

Obter Dados > Do PDF, passo a passo

O Excel para Windows com Microsoft 365 tem um importador de PDF (quem faz o trabalho é o Power Query). No Excel em português do Brasil, o menu se chama "Do Arquivo > Do PDF", que é o que aparece nos vídeos brasileiros. No Excel de Portugal, o mesmo comando aparece como "A partir de Ficheiro > A partir de PDF".

• Abre a janela Navegador com a lista do que o Excel encontrou no PDF. Clique em um item para ver a prévia à direita.
• Se a prévia estiver certa, clique em Carregar. A tabela entra em uma planilha nova, já separada em células.
• Se precisar apagar linhas, mudar tipos ou juntar páginas antes, clique em Transformar Dados. Abre o Editor do Power Query e o Excel só recebe o resultado.
• Se aparecer um aviso dizendo que o conector precisa de um ou mais componentes adicionais instalados antes de ser usado, a Microsoft explica que falta o .NET Framework 4.5 ou superior no computador.

Nem sempre a lista do Navegador acerta. O Excel tenta adivinhar onde começa e termina cada tabela, e às vezes junta colunas. Em um dos vídeos mais vistos sobre o assunto, alguém escreveu:

Quando isso acontece, teste primeiro os outros itens da lista, se houver mais de um para a mesma página. Se nenhum tiver as cinco colunas, carregue o mais próximo por Transformar Dados e divida as colunas grudadas pelo espaço ou por outro delimitador. Se nem assim der, passe para o conversor mais abaixo, que separa os valores pela posição na página.

Tabelas compridas trazem outra surpresa. A documentação da Microsoft diz que, por padrão, tabelas parecidas em páginas seguidas são combinadas automaticamente em uma só. Quando o Excel não reconhece que é a mesma tabela, cada página vem em um item separado, e quem carrega todos fica com uma planilha por página. É a reclamação que aparece nos comentários de um vídeo sobre importar PDF com várias páginas. Para ter uma tabela única, junte tudo no Power Query com Acrescentar Consultas ("Append" no Excel em inglês) antes de carregar, ou copie uma planilha embaixo da outra e apague os cabeçalhos repetidos.

A opção "Do PDF" não aparece no Excel (2019, Mac)

É uma dúvida que se repete nos comentários desses vídeos. As outras opções estão todas lá, só falta o PDF:

O segundo comentário tem razão. A página da Microsoft que lista as fontes de dados do Power Query em cada versão do Excel marca o conector PDF como incluído nos planos Microsoft 365 e em nenhuma das edições do Office 2016 e do Office 2019 que aparecem ali, do Home & Student ao Professional Plus. Quem comprou o Excel 2019 avulso, sem assinatura, não tem a opção, e não é uma configuração escondida. Essa tabela não fala do Excel 2021 nem do 2024, e não conseguimos confirmar como eles estão.

No Mac acontece a mesma coisa, mesmo com Microsoft 365. A página de ajuda da Microsoft sobre o Power Query no Excel para Mac lista as fontes que dá para importar ali: pasta de trabalho do Excel, Texto/CSV, XML, JSON, banco de dados SQL Server, lista do SharePoint Online, OData, tabela em branco e consulta em branco. O PDF não está na lista, e uma resposta de um voluntário no Microsoft Q&A confirma que o Excel para Mac não importa PDF.

Se o seu caso é um desses, não perca tempo procurando o menu. Vá direto para a próxima seção.

Converter no navegador sem enviar o arquivo

O vídeo mais visto em português sobre isso, com cerca de 160 mil visualizações, mostra quatro caminhos: copiar e colar, o site iLovePDF, o Power Query e o Word. Todos valem, mas o vídeo não diz o que fazer quando o menu do PDF não existe, nem no Mac, e a alternativa que ele sugere é mandar o PDF para um site. Com um extrato bancário ou uma fatura, isso é colocar seu nome, os dados da sua conta e todas as movimentações em um servidor de terceiros.

O conversor deste site trabalha dentro do navegador. O PDF não é enviado para lugar nenhum, então ele serve também quando as regras da empresa proíbem mandar documentos para conversores online. Funciona com qualquer versão do Excel e no Mac, porque o resultado é um arquivo .xlsx comum. Ele extrai tabelas de PDFs que têm texto. Se o PDF for escaneado, ele avisa que não conseguiu converter e por quê, em vez de devolver uma planilha vazia.

Converter PDF em Excel no navegador

• Funciona bem. Uma tabela feita no Excel ou no Word e exportada para PDF. As colunas ficam alinhadas, então a posição basta para separar as células.
• Resultado variável. Relatórios diagramados em programas de editoração, onde a centralização e os recuos fazem a margem esquerda de uma coluna oscilar.
• Não funciona. Um PDF escaneado. Cada página é uma foto e não tem texto para extrair.
• Atenção aqui. Tabelas compridas que ocupam várias páginas. Cada página vira uma planilha e o cabeçalho se repete em cada uma, então apague as linhas de cabeçalho duplicadas depois de juntar.

Ele também não faz milagre com células mescladas nem com colunas muito juntas, como você vai ver a seguir. Se você tem Microsoft 365 no Windows e a opção do Excel lê bem o seu PDF, use essa opção: ela também roda no seu computador e já deixa os dados prontos para atualizar.

Extratos e faturas: como acertar as colunas

Extrato bancário é o caso mais difícil, e quem lida com isso no dia a dia confirma:

Quando débitos e créditos vêm na mesma coluna, com os débitos negativos, separe em duas colunas de fórmulas. Se o valor estiver na coluna C, coloque em D =SE(C2<0;-C2;"") para as despesas e em E =SE(C2>0;C2;"") para as receitas, e arraste para baixo. No Excel em português, as fórmulas usam ponto e vírgula entre os argumentos.

Mas antes disso os valores precisam ser números, e muitas vezes chegam como texto. Um PDF não registra se algo é número ou rótulo, então tudo vem do jeito que aparece.

O outro problema clássico é a linha que escorrega uma coluna. A causa são as células vazias: uma célula vazia não deixa rastro nenhum no PDF, porque não tem caractere e, portanto, não tem instrução para imprimir. Aquela linha parece ter uma célula a menos e tudo o que vem depois escorrega uma posição. Células mescladas se comportam do mesmo jeito: seu olho vê duas células unidas, enquanto o arquivo contém um pedaço de texto um pouco mais à esquerda que os vizinhos.

Antes de tudo isso, vale ver se o seu banco deixa baixar as movimentações em Excel ou CSV pelo internet banking. Quando deixa, é sempre melhor do que qualquer conversão de PDF.

PDF escaneado

Se o PDF veio de um scanner ou de uma foto, cada página é uma imagem. Não tem texto dentro, e sem texto nem o Excel, nem o conversor deste site, nem qualquer outro extrator tem o que ler. Não é falha de nenhum deles.

Para saber qual é o seu caso, abra o PDF e tente selecionar uma única palavra. Se consegue selecionar e copiar palavras soltas, tem texto. Se o cursor desenha um retângulo por cima da página inteira, é imagem.

Com um PDF escaneado, as opções são pedir o original a quem emitiu (normalmente o mais rápido) ou passar o PDF antes por um programa com OCR, o reconhecimento de caracteres, e só depois converter. O OCR troca fácil um 8 por um 3 ou um 1 por um 7, então a conferência da próxima seção deixa de ser opcional.

Confira sempre os números depois

Levar uma tabela para o Excel envolve dedução, o que significa que pode dar errado sem aviso nenhum. Um valor faltando ou uma coluna deslocada continuam parecendo perfeitamente organizados na tela.

Se o original tiver uma linha de totais, essa é a sua melhor conferência. Some a mesma coluna no Excel e compare com o total impresso. Em um extrato, o saldo final menos o saldo inicial tem que dar a soma das movimentações. Sem linha de totais, conte pelo menos as linhas e as colunas. Essa única conferência custa muito menos do que entregar um relatório com os números errados.