File EML là gì và mở bằng cách nào

Tệp EML chứa trọn một email và mở ra ngay khi bạn thả nó vào một trình xem chạy trong trình duyệt, không cần đổi tên gì cả. Người gửi, ngày, nội dung và danh sách tệp đính kèm hiện ra nguyên vẹn. Trên Windows, Outlook cũng mở được tệp này; trên macOS thì ứng dụng Mail của hệ thống lo phần đó.

Ở Việt Nam, tệp .eml hay đến tay kế toán và nhân sự: hệ thống hóa đơn điện tử, phần mềm nội bộ hay bộ phận IT xuất thư ra dạng .eml để lưu làm chứng từ, hoặc đối tác gửi lại “bản gốc email” xác nhận đơn hàng khi có tranh chấp. Bạn cần mở ra đọc, lấy tệp đính kèm như hóa đơn PDF hay XML, có khi phải in thành PDF để đóng vào hồ sơ.

Vì sao người ta gửi nhau tệp EML

Ảnh chụp màn hình hay đoạn văn bản sao chép không chứng minh được rằng thư đã đến đúng như vậy. Tệp EML giữ lại phần tiêu đề cho biết thư đi qua những máy chủ nào, và chính điều đó tạo nên giá trị bản gốc.

• Khi phải nộp nguyên bản thư cho pháp chế hoặc kiểm toán
• Khi có tranh chấp và cần giữ nội dung trao đổi làm bằng chứng
• Khi chuyển hộp thư và chỉ giữ lại những thư quan trọng

Các cách mở

Trường hợp cuối phổ biến nhất: ở công ty mọi thứ đi qua webmail và không có phần mềm nào cho tệp .eml. Một trình xem chạy trong trình duyệt lấp chỗ trống đó mà không phải cài gì.

Mở tệp EML

Tệp EML chứa nguyên nội dung thư. Tải nó lên chỉ để đọc đồng nghĩa với việc gửi toàn bộ trao đổi sang máy chủ của người khác. Với thư công việc, đó chính là điểm nhạy cảm.

Về lời khuyên đổi đuôi thành .mht

Câu trả lời đầu tiên mà công cụ tìm kiếm đưa ra là đổi phần mở rộng thành .mht. Cách này có tác dụng ở chỗ Windows coi tệp .mht là tài liệu web và giao cho trình duyệt hoặc Word.

Nhưng mẹo ấy chỉ đủ để đọc. Người ta thường mở tệp EML vì một trong hai lý do, lấy tệp đính kèm hoặc kiểm chứng bản gốc, và việc đổi tên chặn đúng cả hai.

Còn một cái giá nữa: đổi tên là sửa chính tệp gốc. Nếu bức thư có thể trở thành bằng chứng, tốt nhất đừng đụng vào.

Khi chỉ cần tệp đính kèm

Trong tệp EML, phần đính kèm nằm dưới dạng văn bản đã mã hoá, nên mở bằng Notepad chỉ thấy một mớ ký tự. Chỉ trình xem mới dựng chúng trở lại thành tệp có thể lưu.

Xem nhiều thư cùng lúc

Đôi khi bạn không chỉ có một bức thư: bạn xuất cả một thư mục email, bộ phận pháp chế hay kế toán gửi sang một tệp ZIP đầy email, hoặc bạn từng sao lưu thư thành các tệp .eml. Mở từng tệp một thì không biết bao giờ mới xong.

Hãy thả nhiều tệp .eml cùng lúc vào trình xem EML, chọn cả thư mục bằng nút "Chọn thư mục", hoặc thả nguyên tệp ZIP chứa các tệp .eml mà không cần giải nén, trình xem sẽ chuyển sang dạng hộp thư. Danh sách bên trái hiện người gửi, tiêu đề, dòng đầu, ngày và số tệp đính kèm; bấm vào một thư thì thư đó mở ở bên phải. Trên điện thoại, danh sách và thư là hai màn hình riêng, có nút "Danh sách" để quay lại.

Một ô tìm kiếm tìm cùng lúc trong người gửi, tiêu đề và nội dung. Tên các thư mục bên trong ZIP hoặc thư mục bạn thả vào hiện thành nút lọc, còn "Có đính kèm" chỉ giữ lại thư có tệp đính kèm. Có thể sắp xếp theo "Mới nhất" hoặc "Cũ nhất". "Lưu tất cả thành PDF" gộp các thư đang có trong danh sách thành một tệp PDF qua cửa sổ in, còn "Tải mọi tệp đính kèm (ZIP)" gom tệp đính kèm vào một tệp ZIP, mỗi thư một thư mục. Từng thư vẫn lưu riêng được thành PDF, thành văn bản hoặc tải tệp .eml gốc. Mỗi lần mở được tối đa 1.000 thư, và tệp .msg của Outlook không được hỗ trợ.

Mở nhiều tệp EML cùng lúc

EML và MSG khác nhau thế nào

Nếu được chọn, hãy xin hoặc xuất thư dưới dạng .eml: người nhận ở đâu cũng mở được, kể cả khi không có Outlook.

Khi lưu trữ

• Đặt ngày và người gửi vào tên tệp: nhìn tên không thể biết đó là thư nào.
• Mỗi thư lưu thành một tệp riêng; hãy đánh số để giữ đúng thứ tự cuộc trao đổi.
• Dữ liệu cá nhân trong thư nằm ở dạng đọc được ngay trong tệp. Hãy cân nhắc nơi cất giữ.
• Định dạng .msg là của riêng Outlook và không tương đương; người nhận có thể không mở được.