EML फ़ाइल क्या है और कैसे खोलें

कंपनी के HR ने ऑफ़र लेटर वाली मेल .eml फ़ाइल में फ़ॉरवर्ड की, किसी दफ़्तर ने पुराना पत्राचार ZIP में भेजा, या वकील ने कहा "मूल ईमेल चाहिए"। आप फ़ाइल पर टैप करते हैं और फ़ोन कहता है इसे खोलने वाला कोई ऐप नहीं; कंप्यूटर पर वह Notepad में अजीब अक्षरों के साथ खुलती है।

EML फ़ाइल में एक पूरा ईमेल होता है और ब्राउज़र के भीतर चलने वाले व्यूअर में छोड़ते ही वह खुल जाती है, नाम बदलने की ज़रूरत नहीं। भेजने वाला, तारीख़, संदेश और अटैचमेंट की सूची ज्यों की त्यों दिखती है। Windows पर Outlook भी इसे खोलता है और macOS पर सिस्टम का Mail ऐप।

EML में आदान-प्रदान क्यों होता है

स्क्रीनशॉट या कॉपी किया हुआ पाठ यह साबित नहीं करता कि संदेश ऐसा ही आया था। EML में वे हेडर बचे रहते हैं जो बताते हैं कि मेल किन सर्वरों से होकर आई, यही उसे मूल दस्तावेज़ का दर्जा देता है।

• जब नौकरी का ऑफ़र, किसी विभाग का जवाब या किसी कंपनी का वादा सबूत के तौर पर रखना हो।
• जब विवाद हो और पत्राचार वकील या उपभोक्ता फ़ोरम को देना हो।
• जब आप मेल खाता बदल रहे हों और सिर्फ़ ज़रूरी संदेश सहेज रहे हों।

.eml फ़ाइलें आती कहाँ से हैं

Gmail में कंप्यूटर के ब्राउज़र पर संदेश खोलकर ऊपर दाईं ओर के मेन्यू (तीन बिंदु) में "संदेश डाउनलोड करें" (Download message) चुनने पर वह .eml के रूप में सेव होता है। Outlook में संदेश को किसी फ़ोल्डर में खींचकर छोड़ने से बनता है। कंपनियों के मेल बैकअप भी अक्सर यही फ़ॉर्मैट इस्तेमाल करते हैं।

खोलने के तरीके

यही आख़िरी स्थिति सबसे आम है: दफ़्तर में सब कुछ वेबमेल से चलता है और .eml के लिए कोई प्रोग्राम ही नहीं होता। ब्राउज़र में चलने वाला व्यूअर बिना कुछ इंस्टॉल किए यह कमी पूरी कर देता है।

EML फ़ाइल खोलें

EML में पूरा संदेश और उसके अटैचमेंट मौजूद रहते हैं। सिर्फ़ पढ़ने के लिए उसे किसी ऑनलाइन व्यूअर पर डालना मतलब पूरा पत्राचार किसी और के सर्वर पर भेज देना। यहाँ का व्यूअर फ़ाइल आपके फ़ोन या कंप्यूटर पर ही पढ़ता है।

«एक्सटेंशन .mht कर दें» वाली सलाह पर

खोज इंजन का पहला जवाब यही होता है कि एक्सटेंशन बदलकर .mht कर दें। यह इस हद तक काम करता है कि Windows .mht को वेब दस्तावेज़ मानकर ब्राउज़र या Word को सौंप देता है।

लेकिन यह तरकीब सिर्फ़ पढ़ने तक चलती है। EML आम तौर पर दो में से एक वजह से खोली जाती है, अटैचमेंट निकालना या मूल की पुष्टि करना, और नाम बदलना ठीक इन्हीं दोनों को रोक देता है।

एक और क़ीमत है: नाम बदलने से मूल फ़ाइल ही बदल जाती है। अगर संदेश आगे सबूत बन सकता है तो उसे छूना ही नहीं चाहिए।

सिर्फ़ अटैचमेंट चाहिए हों तो

EML के भीतर अटैचमेंट पाठ के रूप में एन्कोड होकर पड़े रहते हैं, इसीलिए Notepad में बस अजीब अक्षर दिखते हैं। उन्हें वापस सहेजने लायक़ फ़ाइल बनाना सिर्फ़ व्यूअर के बस की बात है।

ईमेल को PDF बनाकर रखना

ऑफ़र लेटर वाली मेल, किसी सरकारी दफ़्तर का जवाब, या किसी कंपनी का लिखित वादा: इन्हें अक्सर PDF के रूप में किसी को देना या प्रिंट करके फ़ाइल में रखना होता है। EML व्यूअर में मेल खोलकर "PDF के रूप में सहेजें" दबाइए और प्रिंट विंडो में डेस्टिनेशन "Save as PDF" चुनिए। iPhone पर प्रिंट स्क्रीन के शेयर बटन से Files में सहेजिए।

• PDF में विषय, भेजने वाला, पाने वाले, Cc, तारीख़ और अटैचमेंट की सूची आती है, फिर मेल का पाठ, और आख़िर में तस्वीर वाले अटैचमेंट।
• PDF, Word या ZIP जैसे अटैचमेंट PDF में नहीं जाते; उन्हें सूची से अलग सहेजिए।
• छिपे हुए डिलीवरी हेडर PDF में नहीं जाते, और सबूत के तौर पर असली वज़न उन्हीं का होता है। इसलिए PDF के साथ मूल .eml फ़ाइल भी सँभालकर रखिए।

एक साथ कई मेल देखनी हों तो

कभी हाथ में एक नहीं, बहुत सारी मेल होती हैं। आपने पूरा मेल फ़ोल्डर एक्सपोर्ट किया हो, लीगल या अकाउंट्स टीम ने मेल से भरी ZIP फ़ाइल भेजी हो, या आपने कभी मेल का बैकअप .eml फ़ाइलों में रखा हो। एक-एक करके खोलने में बहुत वक़्त जाता है।

EML व्यूअर में कई .eml फ़ाइलें एक साथ छोड़िए, "फ़ोल्डर चुनें" बटन से पूरा फ़ोल्डर चुनिए, या .eml वाली ZIP फ़ाइल बिना खोले सीधे छोड़ दीजिए। व्यूअर मेलबॉक्स जैसा बन जाता है। बाईं सूची में भेजने वाला, विषय, पहली पंक्ति, तारीख़ और अटैचमेंट की गिनती दिखती है; किसी मेल पर क्लिक करते ही वह दाईं ओर खुल जाती है। फ़ोन पर सूची और मेल दो अलग स्क्रीन होती हैं और "सूची" बटन से वापस आते हैं।

एक ही खोज बॉक्स भेजने वाले, विषय और संदेश, तीनों में ढूँढता है। ZIP या छोड़े गए फ़ोल्डर के अंदर के फ़ोल्डरों के नाम ऊपर फ़िल्टर बटन बनकर आते हैं, और "अटैचमेंट वाले" चुनने पर सिर्फ़ अटैचमेंट वाली मेल बचती हैं। क्रम "नए पहले" या "पुराने पहले" कर सकते हैं। "सभी को PDF में सहेजें" सूची में दिख रही सारी मेल प्रिंट विंडो से एक PDF में जोड़ देता है, और "सभी अटैचमेंट डाउनलोड करें (ZIP)" हर मेल का अलग फ़ोल्डर बनाकर सारे अटैचमेंट एक ZIP में देता है। हर मेल अलग से PDF या टेक्स्ट में भी सहेजी जा सकती है, या उसकी मूल .eml डाउनलोड की जा सकती है। एक बार में 1,000 मेल तक खुलती हैं, और Outlook की .msg फ़ाइलें नहीं चलतीं।

कई EML फ़ाइलें एक साथ खोलें

सहेजकर रखते समय

• फ़ाइल के नाम में तारीख़ और भेजने वाले का नाम डालें: नाम भर से EML पहचानी नहीं जाती।
• हर संदेश अलग सहेजा जाता है; बातचीत का क्रम बनाए रखने के लिए फ़ाइलों पर क्रमांक डालें।
• संदेश में मौजूद निजी जानकारी फ़ाइल में सीधे पड़ी रहती है, रखने की जगह सोच-समझकर चुनें।
• .msg सिर्फ़ Outlook का प्रारूप है और उसके बराबर नहीं; सामने वाला उसे खोल न पाए यह मुमकिन है।