PDF troppo grande per la mail: cosa fare

Comprimere alla cieca di solito restituisce un documento sfocato. Capire cosa pesa è più veloce.

Quasi sempre il colpevole è uno solo

Il caso comune è la scansione, ed è anche quello dove si guadagna di più, perché l’originale è quasi sempre scansionato più fine del necessario.

Prima: togliere le pagine che non servono

Più affidabile della compressione. Se di 20 pagine ne servono 5, toglierne 15 riduce il file a un quarto senza toccare la qualità.

Per estrarre le pagine che servono usa Dividere PDF, oppure togli quelle superflue: i passaggi sono nella guida su come inviare solo alcune pagine di un PDF.

Poi: abbassare la qualità

Se tutte le pagine devono restare, comprimi. Una sola domanda decide fin dove spingersi: lo leggeranno a schermo o lo stamperanno?

• Solo a schermo: vai deciso. Basta che si legga.
• Destinato alla stampa: cautela. Quello che a monitor sembra a posto può uscire sporco sulla carta.
• I documenti con timbro o firma meritano più riguardo. Un timbro sfocato fa nascere dubbi.

Comprimere PDF di questo sito, che lavora nel browser, offre due strade. «Riduci solo le foto» rigenera le immagini a risoluzione più bassa e lascia testo e tabelle come sono, selezionabili e ricercabili. «Ridisegna le pagine come immagini» trasforma ogni pagina in un’immagine: le scansioni spesso scendono sotto la metà del peso, ma il testo non è più selezionabile, quindi non va bene per documenti da protocollare o archiviare.

Ridurre le dimensioni di un PDF

Salva il file ridotto con un altro nome. Se sovrascrivi l’originale, il giorno che serve stamparlo non hai più niente.

Quando non scende più

28MB scendono a 20 e lì si fermano. Ricomprimere un’immagine già compressa costa qualità e non fa guadagnare spazio.

Cambia approccio: dividi il documento in due invii, manda un link al cloud, o riscansiona. Una scansione a 300dpi in bianco e nero pesa quasi dieci volte meno di una a colori a 600dpi.

Qualità o peso: dove fermarsi

Il problema classico l’ha raccontato un utente sul forum di Italiamac: un CV in PDF da 50 MB da ridurre con urgenza, e Anteprima del Mac che lo porta a 320 KB ma con una qualità inutilizzabile. La discussione è del 2009, ma la situazione è identica ancora oggi: i filtri di riduzione “tutto in uno” non sanno quanto ti serve leggere.

• Parti dal limite reale: se il portale accetta 20 MB non ha senso scendere a 300 KB.
• Comprimi con la passata leggera, guarda il risultato al 100 per cento e solo se non basta scendi ancora.
• Per un CV o una relazione con foto, il punto debole sono le immagini: ridurle prima di inserirle evita il problema alla radice.
• Se un timbro, una firma o un numero diventano illeggibili, sei sceso troppo: torna indietro e togli pagine invece di comprimere di più.

Limiti degli allegati

Servizio	Limite per messaggio
Gmail	25MB
Outlook · Microsoft 365	20MB (l’amministratore può abbassarlo)
Posta aziendale	Spesso sotto il valore dichiarato

Superare il tuo limite non serve se quello del destinatario rifiuta. Nel dubbio stai sotto i 10MB.

Limiti in Italia: PEC e portali della PA

In Italia i documenti pesanti di solito non vanno via Gmail ma via PEC o su un portale pubblico. I limiti pubblicati sono questi:

Fonti: guida di Aruba PEC, FAQ di inPA, pagine Consegna documenti e CIVIS dell’Agenzia delle Entrate, manuale della rateazione INPS e un altro manuale utente INPS. Sono i valori pubblicati al 2026: controlla sempre l’avviso in vigore prima dell’invio.

Con altri gestori PEC il limite può essere diverso: ogni gestore stabilisce il proprio, quindi verifica quello del tuo e, se puoi, quello di chi riceve. Per l’Agenzia delle Entrate il tetto dei 10 file a volte obbliga a unire più documenti: come farlo restando sotto i 20 MB è spiegato in come unire più PDF in uno.

Ricevuta di non accettazione: cosa significa

Se con Aruba PEC il messaggio supera i 100 MB, la guida è chiara: “il mittente riceve una ricevuta di non accettazione per eccezioni formali”. Vuol dire che la PEC non è mai partita: non c’è ricevuta di consegna e, ai fini di una scadenza, è come non averla inviata.

• Controlla il peso totale: tutti gli allegati più il testo del messaggio.
• Ricorda che il limite si divide tra i destinatari: con più indirizzi in copia, lo stesso allegato può non passare.
• Riduci il PDF o dividilo in più PEC, numerandole nell’oggetto (1 di 2, 2 di 2).
• Se la ricevuta arriva dal gestore di chi riceve, il limite che hai superato è il suo: chiedi quale accetta.

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