PDF zu groß für die E-Mail: was hilft
Du klickst auf Senden und bekommst „Anhang zu groß“. Die Datei hat 28 MB, dein Postfach erlaubt 20 MB, und die Bewerbung sollte eigentlich unter 3 MB bleiben. Du weißt nicht, wo das Gewicht steckt.
„Anhang zu groß“ heißt bei GMX und WEB.DE im Gratistarif: über 20 MB. Bei Bewerbungen und bei ELSTER liegt die Grenze noch viel tiefer. Blind zu komprimieren liefert meist ein verwaschenes Dokument. Herauszufinden, was schwer ist, geht schneller.
Meist ist eine Sache schuld
| Art des PDF | Warum es schwer ist | Spielraum |
|---|---|---|
| Gescannt oder fotografiert | Auf jeder Seite ein volles Bild | Groß |
| Aus Word exportiert | Text ist leicht. Die eingebetteten Bilder nicht | Mittel |
| Pläne und Diagramme | Viele Linien- und Formdaten | Klein |
| Nur Text und trotzdem schwer | Vollständig eingebettete Schriften | Mittel |
Scans sind der Regelfall, und zugleich das, wo am meisten Gewicht wegkann, weil das Original oft höher aufgelöst ist als nötig.
Zuerst: Seiten weglassen
Verlässlicher als Komprimieren. Wenn von 20 Seiten nur 5 gebraucht werden, bleibt nach dem Entfernen ein Viertel übrig, bei unveränderter Qualität.
Dann: Qualität senken
Müssen alle Seiten bleiben, hilft nur Komprimieren. Eine Frage entscheidet, wie weit: wird am Bildschirm gelesen oder gedruckt?
- Nur am Bildschirm: ruhig kräftig. Lesbar genügt.
- Zum Drucken: vorsichtig. Was am Monitor passt, kann auf Papier ausgefranst wirken.
- Bei Stempel oder Unterschrift besonders zurückhaltend. Verwaschene Siegel wecken Zweifel.
Die verkleinerte Datei unter neuem Namen sichern. Wer das Original überschreibt, hat später nichts mehr zum Drucken.
Wenn nichts mehr geht
28 MB werden zu 20 MB und dann nicht weniger. Ein bereits komprimiertes Bild erneut zu komprimieren kostet Qualität und spart nichts.
Also die Methode wechseln: auf zwei Mails aufteilen, einen Link über einen Transferdienst schicken, oder neu scannen. Ein Scan in Graustufen mit 150 bis 200 dpi wiegt oft nur einen Bruchteil eines Farbscans mit 600 dpi.
Scans: 150 bis 200 dpi, Graustufen
Die meisten zu großen PDFs sind Scans, und die meisten Scans sind besser aufgelöst, als sie sein müssten. Für Belege, Zeugnisse und Briefe reichen fürs Lesen am Bildschirm 150 bis 200 dpi. Farbe brauchst du nur, wenn sie etwas bedeutet, etwa bei einem farbigen Stempel; sonst sind Graustufen deutlich kleiner. Reiner Text in Schwarzweiß ist noch kleiner, verliert aber bei Fotos, Unterschriften und grauen Stempeln Details.
- Belege für ELSTER: Graustufen, 150 bis 200 dpi. Mehrere Belege nicht in eine riesige Datei, sondern nach Themen bündeln.
- Zeugnisse für eine Bewerbung: Graustufen oder Farbe, 150 bis 200 dpi, jede Seite einzeln prüfen.
- Pläne mit feinen Linien: lieber höher auflösen und dafür Seiten aufteilen.
Grenzen in Deutschland
| Wohin | Grenze laut Quelle |
|---|---|
| GMX FreeMail | 20 MB Anhang (ProMail 50 MB, TopMail 100 MB) |
| WEB.DE FreeMail | bis zu 20 MB pro Mail (Club/MailPlus bis zu 100 MB) |
| Bewerbung per Mail ohne Vorgabe | insgesamt 2 bis 3 MB (Empfehlung der Bundesagentur für Arbeit) |
| Jobbörse der Bundesagentur, Anlagen einer Bewerbung | insgesamt 3 MB |
| ELSTER, Belegnachreichung | 10 MB je Anhang, 36,91 MB alle Anhänge, höchstens 20 Anhänge, 200 PDF-Seiten je Anhang |
 Gmail (privat) | 25 MB, darüber Drive-Link |
| Firmen-Mail | häufig unter dem veröffentlichten Wert |
Quellen: GMX-Hilfe, WEB.DE-Hilfe, Bewerbungstipps der Bundesagentur, Hilfe der Jobbörse und ELSTER-Hilfe. Die Werte gelten für Deutschland, Stand 2026; prüf vor etwas Wichtigem die aktuelle Seite.
Die eigene Grenze zu unterschreiten nützt nichts, wenn die Gegenseite ablehnt. Ein Anhang wird beim Versand außerdem etwa ein Drittel größer, weil Mails Dateien in Text umrechnen. Eine 19-MB-Datei ist bei einer 20-MB-Grenze also schon zu groß. Im Zweifel unter 10 MB bleiben, bei Bewerbungen unter 2 MB.
Wenn ELSTER ablehnt
Im ELSTER-Anwenderforum beklagen sich Nutzer, die Grenzen seien für 50 angeforderte Seiten Belege zu klein, selbst nach dem Komprimieren. Die Zahlen in diesem Thread stammen aus einer älteren Fassung der Hilfe; maßgeblich ist die aktuelle ELSTER-Hilfe mit 10 MB je Anhang und 36,91 MB insgesamt. Der Ärger dahinter ist aber derselbe.
Ein anderer Nutzer berichtet dort, dass schon eine PDF mit 9,6 MB den Upload abbrechen ließ und er die Datei aufteilen musste. Ob das an der Datei, an der Verbindung oder an ELSTER lag, lässt sich von außen nicht sagen. Die praktische Lehre: nicht auf Kante an die 10 MB gehen.
- Lange Dokumente mit PDF teilen in Abschnitte zerlegen, jeder deutlich unter 10 MB und 200 Seiten.
- Erst Seiten weglassen, die das Finanzamt nicht braucht, dann komprimieren.
- Denk an die Gesamtgrenze: 20 Anhänge mit je 9 MB sind zusammen weit über 36,91 MB.
Wie du nur die nötigen Seiten weitergibst, steht im Beitrag Nur einen Teil eines PDF verschicken. Wie du Belege sinnvoll bündelst, im Beitrag PDF zusammenfügen.
Häufige Fragen
- Wie verkleinere ich ein PDF für ELSTER?
- Zuerst Seiten weglassen, die nicht gebraucht werden, dann die Bilder darin verkleinern, etwa mit PDF komprimieren. Bei Scans hilft ein neuer Scan in Graustufen mit 150 bis 200 dpi oft mehr. Bleib je Anhang deutlich unter 10 MB und 200 Seiten, und teil lange Dokumente auf.
- Wie groß darf eine Bewerbung per Mail sein?
- Steht in der Stellenanzeige nichts, ist man laut Bundesagentur für Arbeit mit insgesamt 2 bis 3 MB auf der sicheren Seite. In der Jobbörse dürfen die Anlagen einer Bewerbung zusammen 3 MB nicht überschreiten.
- Zerstört Komprimieren den Text?
- In einem Text-PDF bleibt der Text unberührt, nur Bilder leiden. In einem Scan ist der Text ein Bild und leidet mit.
- Bringt mehrfaches Komprimieren mehr?
- Nein. Ab dem zweiten Durchgang verlierst du Qualität ohne Platzgewinn. Gleich richtig einstellen.
- Die Datei ist nach dem Komprimieren größer.
- Passiert bei bereits gut komprimierten Dateien. Dann Seiten entfernen oder neu scannen.
- Lässt sich ein passwortgeschütztes PDF verkleinern?
- Erst das Passwort entfernen. Solange es gesperrt ist, kann kein Werkzeug den Inhalt lesen.
Aktualisiert 14. Oktober 2026 · Stand: Oktober 2026. Die Grenzen stammen von den Hilfeseiten von GMX, WEB.DE, der Bundesagentur für Arbeit und ELSTER (geprüft am 14. Oktober 2026).
