EML als PDF speichern: für Steuerberater, Anwalt und Ablage, auch ohne Outlook
Der Steuerberater will die Rechnung aus der Mail als PDF, die Anwältin braucht den Mailwechsel für die Akte, oder du willst einen Beleg ordentlich ablegen. Du hast aber nur eine .eml-Datei, und Outlook ist nicht mehr da, weil die Lizenz abgelaufen ist, oder im neuen Outlook findest du den Weg nicht.
Am schnellsten geht es im Browser: die .eml im EML-Viewer von EZPZ File öffnen und auf „Als PDF speichern“ klicken. Das klappt unter Windows, am Mac und am Handy, ohne Installation, und die Datei wird nicht hochgeladen. Wer Apple Mail, Thunderbird oder Outlook hat, kann auch dort als PDF drucken. In jedem Fall hält das PDF fest, was du auf dem Bildschirm siehst. Die verborgenen Kopfzeilen der Mail und Anhänge, die keine Bilder sind, kommen nicht mit hinein.
EML öffnen und als PDF speichern
Wann eine Mail als PDF gebraucht wird
- Für den Steuerberater: Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbestätigungen, die per Mail kamen.
- Für die Anwältin oder den Anwalt: eine Kündigung, eine Zusage oder ein Mailwechsel mit Vermieter, Händler oder Arbeitgeber, der in die Akte soll.
- Für die eigene Ablage: ein Format, das jeder ohne Mailprogramm öffnet und das sich ausdrucken lässt.
- Wenn Outlook weg ist: Nach einer abgelaufenen Lizenz liegen die gespeicherten .eml-Dateien noch auf der Festplatte, aber kein Programm fühlt sich mehr zuständig.
Im Browser: Schritt für Schritt
- Den EML-Viewer öffnen und die .eml-Datei hineinziehen oder aus dem Ordner Downloads auswählen. Kurz prüfen, ob Absender, Datum und Betreff stimmen.
- Auf „Als PDF speichern“ klicken. Der Knopf steht neben „Nachricht als Text speichern“.
- Lädt die Mail Bilder aus dem Netz, fragt der Viewer vorher nach. „Mit Bildern speichern“ nimmt sie ins PDF auf, kann dem Absender aber verraten, dass du die Mail geöffnet hast. „Ohne Bilder speichern“ macht das PDF ohne sie.
- Das Druckfenster des Browsers geht auf. Als Ziel „Als PDF speichern“ wählen, dann speichern.
Auf dem iPhone und in Safari am Mac öffnet sich die Mail in einem neuen Tab mit dem Druckbildschirm. Am iPhone sicherst du das PDF über die Teilen-Taste oben im Druckbildschirm in „Dateien“. Am Mac geht in diesem Safari-Tab auch Ablage > Als PDF exportieren.
Im PDF steht oben der Betreff, darunter Von, An, Kopie, Datum und die Liste der Anhänge. Dann folgt die Nachricht so, wie sie auf dem Bildschirm aussieht, mit den Bildern, die in der Mail selbst stecken. Angehängte Bilder kommen am Ende dazu. Der Text bleibt echter Text, du kannst ihn im PDF durchsuchen und kopieren.
Andere Wege: Apple Mail, Thunderbird, Outlook
| Weg | Was du brauchst | Was ins PDF kommt | Wo |
|---|---|---|---|
| EML-Viewer von EZPZ File, „Als PDF speichern“ | Nur einen Browser | Die Mail mit ihren Bildern, danach angehängte Bilder. Andere Anhänge nur mit Namen | Windows, Mac, Android, iPhone |
| Apple Mail: Ablage > Als PDF exportieren | Nichts, Apple Mail ist auf dem Mac dabei | Die Mail; Anhänge speicherst du getrennt | Mac |
| Klassisches Outlook: Datei > Drucken, Drucker „Microsoft Print to PDF“ | Ein installiertes Outlook | Die Mail ohne Anhänge | Windows |
| Neues Outlook: Mail öffnen, Drucken, PDF-Drucker wählen | Das neue Outlook | Die Mail ohne Anhänge | Windows |
| Thunderbird: Drucken, als Ziel PDF | Thunderbird installieren (kostenlos) | Die Mail ohne Anhänge | Windows, Mac, Linux |
| Online-Konverter | Die Mail auf deren Server hochladen | Je nach Dienst | Überall im Browser |
So kommst du in den Programmen an die Datei: Apple Mail öffnet die .eml per Doppelklick. Thunderbird öffnet sie über das Menü Datei als gespeicherte Nachricht, gedruckt wird mit Strg+P (am Mac Cmd+P). Im klassischen Outlook genügt ein Doppelklick. Ins neue Outlook ziehst du die Datei laut Microsoft in den Lesebereich oder wählst per Rechtsklick „Öffnen mit“ und dann das neue Outlook. Das konnte das neue Outlook eine Zeit lang nicht, und je nach Version und Einstellungen klappt es noch nicht überall.
Liegt die Mail noch in deinem Postfach bei Gmail oder in Outlook im Web, brauchst du die .eml gar nicht: Mail öffnen, Drucken wählen und im Druckfenster des Browsers „Als PDF speichern“ als Ziel nehmen. Online-Konverter funktionieren auch, aber dann liegt die ganze Nachricht mit Anhängen und Adressen auf einem fremden Server.
Was das PDF behält und was nicht
| Teil der Mail | Im PDF? |
|---|---|
| Betreff, Absender, Empfänger, Datum | Ja, oben im Kopf |
| Nachrichtentext mit Formatierung | Ja, so wie auf dem Bildschirm |
| Bilder, die in der Mail selbst stecken | Ja |
| Bilder aus dem Netz | Nur wenn du sie lädst. Der Viewer fragt vorher |
| Angehängte Bilder (etwa JPG oder PNG) | Mit dem Viewer ja, am Ende des PDFs. In Mailprogrammen hängt es davon ab, ob sie die Bilder in der Nachricht anzeigen |
| Andere Anhänge (PDF, Word, ZIP) | Nein, nur ihr Name. Sie werden getrennt gespeichert |
| Verborgene Kopfzeilen (Received, Message-ID, DKIM-Signatur) | Nein |
Die verborgenen Kopfzeilen halten fest, über welche Server die Mail lief, und bei vielen Absendern eine Signatur, mit der sich prüfen lässt, ob die Nachricht unterwegs verändert wurde. Im PDF ist davon nichts mehr übrig. Es zeigt die Mail, ist aber nicht mehr die Mail selbst.
Kann die Mail ein Beweismittel werden oder ist sie ein Buchungsbeleg, heb die originale .eml unverändert auf und sieh das PDF nur als Lesekopie. In welcher Form Steuerberater oder Anwalt die Mail haben wollen, fragst du am besten direkt nach.
Mail und Anhänge in einem PDF
Mail-PDF und Anhänge zusammenfügen
Kurz: Im Viewer wird aus der .eml ohne Installation ein PDF, mit den Bildern der Mail und angehängten Bildern. Andere Anhänge und die originale .eml hebst du getrennt auf. Was sonst noch in einer EML-Datei steckt, steht im Beitrag zur EML-Datei, und wie es mit Gmail und Outlook im Web aussieht, im Beitrag zu EML in Gmail.
Häufige Fragen
- Wie speichere ich eine EML-Datei als PDF, ohne etwas zu installieren?
- Öffne die .eml im EML-Viewer von EZPZ File, klick auf „Als PDF speichern“ und wähl im Druckfenster „Als PDF speichern“ als Ziel. Das geht im Browser am Rechner wie am Handy, und die Datei wird nicht hochgeladen.
- Kommen die Anhänge mit ins PDF?
- Angehängte Bilder druckt der Viewer nach der Nachricht mit aus. Andere Anhänge wie PDF- oder Word-Dateien stehen nur mit Namen drin. Speicher sie aus der Anhangsliste und füge sie danach mit dem PDF der Mail zusammen, wenn du eine einzige Datei brauchst.
- Reicht das PDF als Beweis oder Beleg?
- Das PDF zeigt den Inhalt, aber nicht mehr die Kopfzeilen, mit denen sich nachvollziehen lässt, woher die Mail kam. Heb deshalb auch die originale .eml auf und frag deinen Anwalt oder Steuerberater, in welcher Form er die Mail braucht.
- Wie geht es unter Windows ohne Outlook?
- Mit dem Viewer im Browser brauchst du kein Programm. Wer lieber ein Mailprogramm nutzt, nimmt das kostenlose Thunderbird: die .eml über das Menü Datei als gespeicherte Nachricht öffnen und mit dem Drucker „Microsoft Print to PDF“ drucken.
- Und am iPhone?
- Sichere die .eml in der App Dateien, öffne den Viewer in Safari, wähl die Datei aus und tipp auf „Als PDF speichern“. Es öffnet sich ein Tab mit dem Druckbildschirm, über dessen Teilen-Taste du das PDF in Dateien sicherst.
- Kann ich mehrere EML-Dateien auf einmal umwandeln?
- Nein, auch im Viewer geht es eine Mail nach der anderen. Die einzelnen PDFs kannst du danach zu einer Datei zusammenfügen.
Aktualisiert 8. Oktober 2026 · Stand: Oktober 2026.
