MSGファイルをPDFに変換・Outlookなしで無料

メールをPDFにするよくある方法は、Outlookでメールを開いて印刷を押し、PDFプリンターを選ぶやり方です。Outlookが入っている必要があり、メールが何通もあれば1通ずつ繰り返すことになります。

ここでは「PDFで保存」を押すとPDFファイルが直接できあがります。本文は画像ではなく文字として入るので、あとからPDFの中で検索したりコピーしたりできます。

訴訟の資料や監査への提出で、メールを何十通もPDFで出さなければならないことがあります。.msgファイルをまとめて置き、一覧から必要なメールを選ぶか全部を選んでから、保存のしかたを決めます。

「1つのPDFにまとめる」は選んだメールを1つのPDFに順に収めます。「1通ずつ」はメールごとにPDFを作ってZIPにまとめ、ファイル名は「2024-03-15 お見積りの件.pdf」のように日付と件名になります。日付が先頭なので、フォルダで名前順に並べればそのまま時系列になります。

差出人、宛先、期間、添付ファイル名、本文で先に絞り込んでから、必要なメールだけを選ぶこともできます。

「添付一覧を入れる」をオンにすると、PDFに添付ファイルの名前が載ります。「PDFの添付をつなげる」をオンにすると、本文のあとにそのPDFのページがそのまま続きます。見積書や契約書がPDFで付いてきたメールを、1つの書類として残すのに向いています。

WordやExcelなどほかの添付はPDFの中に入りません。そうした添付は1つずつ、またはまとめてZIPで保存しておいてください。

Windows版のOutlookでメールをデスクトップやフォルダにドラッグすると .msg ファイルができます。「名前を付けて保存」の既定の形式も .msg です。そのため、会社で証跡としてメールを受け取ると .msg であることがよくあります。

このファイルは、Outlookのないパソコンや、Mac、スマホでは開くソフトが見当たらないことがほとんどです。ここならブラウザだけで開いてPDFにできます。