Chuyển nhiều ảnh chụp giấy tờ thành một file PDF

Gửi ảnh thì người ta phải mở năm tệp, thứ tự lộn xộn, in ra mỗi trang một cỡ. Một tệp PDF giải quyết cả ba chuyện đó.

Những thứ quyết định ngay lúc chụp

Chuyển đổi thì làm lại lúc nào cũng được. Ảnh chụp hỏng thì không. Chụp lại gần như luôn nhanh hơn là ngồi chữa.

• Mỗi lần một tờ, cả tờ giấy nằm trong khung hình. Góc bị cắt thì không lấy lại được.
• Coi chừng bóng của chính mình. Đứng giữa đèn trần và tờ giấy là lỗi kinh điển.
• Chụp từ trên thẳng xuống. Chụp chéo thì tờ giấy thành hình thang, sau này không nắn lại được.
• Để tên tệp giữ thứ tự giúp bạn. Điện thoại đánh số ảnh theo thứ tự chụp, nên cứ chụp lần lượt là được.

Nếu điện thoại có chế độ quét tài liệu thì dùng nó. Nó nhận ra mép giấy và nắn thẳng trang. iOS nằm trong ứng dụng Ghi chú, Android nằm trong Google Drive.

Dịch vụ công chỉ nhận PDF: chụp, ghép, nén

Trên Voz có cả chuỗi bài than chuyện này: Dịch vụ công chỉ nhận file PDF, người dân phải chụp giấy tờ rồi tự tìm cách chuyển, người lớn tuổi loay hoay, có người làm IT cũng thấy hướng dẫn khó theo. Quy trình thường gặp là điền tờ khai như CT01, in ra, ký, scan hoặc chụp, rồi đính kèm.

Hướng dẫn nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia của một UBND xã ghi: quét hoặc chụp ảnh rõ nét, lưu dưới định dạng PDF, JPG hoặc PNG, và kiểm tra dung lượng “thường dưới 5MB/tệp”. Giới hạn cụ thể do cổng của Bộ, Ngành, Địa phương giải quyết thủ tục đặt, theo hướng dẫn chính thức của Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Với tính năng nộp thông tin sổ đỏ trên VNeID, tổng tất cả tài liệu tối đa là 3,5 MB.

Năm tờ chụp bằng điện thoại thường ra PDF 15 đến 25 MB, gấp mấy lần mức 5 MB. Nén với chế độ chỉ thu nhỏ ảnh thường đưa về dưới giới hạn mà chữ vẫn đọc rõ. Nếu ảnh vẫn quá nặng ngay từ đầu, thu nhỏ hoặc chuyển ảnh HEIC sang JPG ở chất lượng thấp hơn trước khi ghép.

Ba cách gộp

1. Dùng thứ có sẵn trong máy

Miễn phí, không phải cài gì. Nhưng đổi thứ tự trang hay rút một trang ở giữa thì rất vướng.

2. Ngay trên trình duyệt

Hợp với máy công ty không cài được phần mềm, hoặc khi bạn muốn vừa nhìn thứ tự vừa chỉnh.

Gộp ảnh thành PDF

Không có gì được tải lên, nên hợp đồng hay bản sao giấy tờ tùy thân cũng xử lý được ở đây.

3. Xuất thẳng từ máy scan

Ở máy photocopy văn phòng, đổi định dạng đầu ra từ JPEG sang PDF và bật «gộp thành một tệp». Ra là đã gộp sẵn. Đây là cách đỡ việc nhất, và mặc định gần như luôn để JPEG.

Khi thứ tự bị sai

Gộp xong mới phát hiện trang 3 và 4 đảo nhau là chuyện thường. Không cần làm lại từ đầu.

Sắp xếp lại trang PDF

Với xấp giấy dài, ví dụ 200 tờ scan như một người hỏi trên diễn đàn, đừng kéo từng trang. Công cụ Ảnh sang PDF cho kéo sắp thứ tự trong danh sách, nhưng với số lượng lớn, đặt tên tệp 001, 002, 003 ngay từ đầu rồi thả cả loạt vào sẽ đỡ việc hơn nhiều. Sau khi ghép, công cụ Sắp xếp lại trang có nút Đảo ngược nếu cả xấp bị quét từ cuối lên.

Trang bị ngược thì xoay lại, trang thừa thì xóa.

Khi bị bảo là tệp quá nặng

PDF ghép từ ảnh vượt 20MB rất dễ. Một ảnh điện thoại đã 3 đến 5MB, năm tấm là đủ.

Không lọt qua email thì nén lại. Tài liệu chỉ để đọc thì chịu nén khá tốt.

Giảm dung lượng PDF

Nếu bạn đã có sẵn vài file PDF và cần nối chúng lại, xem bài ghép file PDF thành một file để nộp hồ sơ.

Trước khi gửi đi

• Số trang có khớp số tờ không? Lặp một trang hoặc thiếu một trang là lỗi hay gặp nhất.
• Tất cả đã đúng chiều chưa? Một trang nằm ngang là hỏng cả bản in.
• Ở mức 100% có đọc được không? Bạn không đọc nổi thì người nhận cũng vậy.
• Có gì riêng tư lọt vào khung hình không? Giấy tờ khác để trên bàn lọt vào nhiều hơn bạn tưởng.