بردن جدول از PDF به Excel

دانستن دلیلش در بیشتر موارد شما را از تایپ دوباره نجات می‌دهد.

چرا کپی و چسباندن همه چیز را در یک خانه تلنبار می‌کند

چون درون PDF اصلاً چیزی به نام جدول وجود ندارد. فایل دستورهایی مثل «۱٬۲۰۴ را در ۲۲۰ و ۵۴۰ چاپ کن» دارد و هیچ‌جا ثبت نشده که آن مقدار سطر سوم از ستون دوم بوده است. این ساختار درست همان لحظه‌ای دور ریخته می‌شود که سند به PDF صادر می‌شود.

پس کارکرد کپی فقط نویسه‌ها را به همان ترتیبی که می‌بیند پشت سر هم می‌چیند. فاصله میان یک خانه و خانه بعدی نه تب است نه ویرگول، تنها اختلاف مختصات است، و برنامه‌ای که می‌چسباند چیزی برای جدا کردن ندارد.

همین یک واقعیت بقیه را توضیح می‌دهد. بازسازی جدول یعنی خواندن جای نشستن مقادیر، نه خواندن خط‌ها یا برچسب‌ها، و خواندن موقعیت همیشه یک استنتاج است.

وقتی عددها به شکل متن می‌آیند

حتی وقتی خانه‌ها درست جدا شده باشند، Excel اغلب حاضر نیست آن مقادیر را عدد بداند. PDF ثبت نمی‌کند که چیزی عدد است یا برچسب، پس دقیقاً همان‌طور که دیده می‌شود منتقل می‌گردد. بیشتر موارد با دو حرکت در Excel حل می‌شود.

وقتی خانه‌ها یک ستون جابه‌جا می‌شوند

علتش خانه‌های خالی است. خانه خالی هیچ ردی در PDF نمی‌گذارد: نویسه‌ای نیست، پس دستوری هم برای چاپش نیست. بنابراین آن سطر یک خانه کم به نظر می‌رسد و هرچه پس از آن است یک خانه سُر می‌خورد.

ابزار با انداختن هر مقدار در نزدیک‌ترین ستون این مشکل را کم می‌کند، اما جدول‌هایی با فاصله ستون بسیار تنگ باز هم ممکن است ناهم‌تراز دربیایند. خانه‌های ادغام‌شده هم همین‌طورند: چشم شما دو خانه به‌هم‌چسبیده می‌بیند، در حالی که فایل یک تکه متن دارد که کمی چپ‌تر از همسایه‌هایش نشسته است.

کدام PDF‌ها خوب جواب می‌دهند

نحوه ساخته شدن نسخه اصلی نتیجه را تعیین می‌کند.

• خوب جواب می‌دهد. جدولی که در Excel یا Word ساخته و به PDF صادر شده. ستون‌ها گونیا ایستاده‌اند، پس تنها موقعیت برای جدا کردن خانه‌ها کافی است.
• نتیجه متغیر. گزارش‌هایی که با نرم‌افزار صفحه‌آرایی چیده شده‌اند و وسط‌چین و تورفتگی لبه چپ ستون را می‌لرزاند.
• جواب نمی‌دهد. PDF اسکن‌شده. هر صفحه یک عکس است و اصلاً متنی برای بیرون کشیدن ندارد. این کاستی ابزار نیست.
• حواستان باشد به. جدول‌های بلندی که روی چند صفحه کشیده شده‌اند. سطر عنوان در هر صفحه تکرار می‌شود، پس پس از تبدیل سطرهای عنوان تکراری را پاک کنید.

پس از انتقال همیشه عددها را وارسی کنید

بردن جدول کاری استنتاجی است، یعنی می‌تواند بی‌صدا خراب شود. یک مقدار جاافتاده یا یک ستون جابه‌جایی، روی صفحه هنوز کاملاً مرتب به نظر می‌رسد.

اگر نسخه اصلی سطر جمع دارد، بهترین وارسی همان است. همان ستون را در Excel جمع بزنید و با جمع چاپ‌شده مقایسه کنید. اگر سطر جمع نیست، دست‌کم تعداد سطرها و ستون‌ها را بشمارید. هزینه این یک وارسی بسیار کمتر از نوشتن گزارش با عددهای غلط است.