Đưa bảng từ PDF sang Excel

Biết vì sao như vậy thì phần lớn trường hợp bạn khỏi phải gõ lại.

Vì sao sao chép rồi dán lại dồn tất cả vào một ô

Vì bên trong tệp PDF không hề có cái gọi là bảng. Tệp chứa những lệnh kiểu in 1,204 ở toạ độ 220, 540, và việc giá trị ấy từng là hàng thứ ba của cột thứ hai thì không nơi nào ghi lại. Cấu trúc đó bị vứt bỏ ngay khi tài liệu được xuất ra PDF.

Nên chức năng sao chép chỉ đơn giản nối các ký tự theo thứ tự nó nhìn thấy. Khoảng cách giữa ô này và ô kia không phải dấu tab cũng không phải dấu phẩy, chỉ là chênh lệch toạ độ, nên phía dán vào chẳng có căn cứ nào để tách.

Chỉ một điều đó giải thích mọi thứ còn lại. Muốn dựng lại cái bảng thì phải đọc chỗ các giá trị ngồi chứ không phải đọc đường kẻ hay thẻ đánh dấu, và đọc vị trí thì luôn luôn là suy đoán.

Chuyện con số vào dưới dạng chữ

Ngay cả khi các ô đã tách đúng, Excel vẫn thường không coi những giá trị ấy là số. Tệp PDF không ghi một giá trị là số hay nhãn, nên nó được đưa sang đúng như hiển thị. Hầu hết trường hợp xử lý được bằng vài thao tác trong Excel.

Khi các ô lệch đi một cột

Ô rỗng là nguyên nhân. Một ô rỗng không để lại chút dấu vết nào trong tệp PDF: không có ký tự nào nên cũng chẳng có lệnh in nào. Vì thế hàng đó trông như thiếu một ô, và mọi thứ sau nó trượt sang một bậc.

Công cụ giảm bớt chuyện này bằng cách thả mỗi giá trị vào cột gần nó nhất, nhưng bảng có khoảng cách cột rất hẹp vẫn có thể lệch. Ô gộp cũng vậy: mắt bạn thấy hai ô nhập làm một, còn tệp thì chứa một đoạn chữ ngồi lệch sang trái hơn hàng xóm một chút.

Những tệp PDF nào cho kết quả tốt

Bản gốc được tạo ra thế nào sẽ quyết định kết quả.

• Tốt. Bảng dựng trong Excel hay Word rồi xuất ra PDF. Các cột đứng vuông vắn nên chỉ cần vị trí là tách được ô.
• Lẫn lộn. Báo cáo dàn trang bằng phần mềm chế bản, nơi căn giữa và thụt đầu dòng làm mép trái của cột chệnh choạng.
• Không được. PDF quét. Mỗi trang là một tấm ảnh và chẳng có chữ nào để rút ra. Đây không phải khiếm khuyết của công cụ.
• Cần để ý. Bảng dài trải qua nhiều trang. Dòng tiêu đề lặp lại ở mỗi trang, nên sau khi chuyển hãy xoá các dòng tiêu đề trùng.

Chuyển xong thì luôn kiểm lại con số

Chuyển một cái bảng là việc có suy đoán, nghĩa là nó có thể hỏng trong im lặng. Thiếu một giá trị hay lệch một cột thì trên màn hình vẫn gọn gàng như thường.

Nếu bản gốc có dòng tổng cộng thì đó là chỗ kiểm tra tốt nhất. Cộng cùng cột ấy trong Excel rồi so với con số tổng đã in. Không có dòng tổng thì ít nhất hãy đếm số hàng và số cột. Một lần kiểm ấy rẻ hơn nhiều so với việc viết báo cáo bằng những con số sai.