PDF की तालिका को Excel में लाना

ऐसा क्यों होता है यह जान लेने पर ज़्यादातर बार दोबारा टाइप करने से बच जाते हैं।

कॉपी-पेस्ट करने पर सब कुछ एक ख़ाने में क्यों जाता है

क्योंकि PDF के भीतर तालिका नाम की कोई चीज़ है ही नहीं। फ़ाइल में ऐसे निर्देश होते हैं कि 220, 540 पर 1,204 छापो, और यह तथ्य कि वह मान दूसरे स्तंभ की तीसरी क़तार था, कहीं दर्ज नहीं होता। दस्तावेज़ को PDF में निर्यात करते ही वह बनावट फेंक दी जाती है।

इसलिए कॉपी सुविधा बस दिखने के क्रम में अक्षरों को जोड़ती जाती है। एक ख़ाने और दूसरे के बीच का अंतर न टैब है न अल्पविराम, सिर्फ़ निर्देशांकों का फ़र्क़ है, तो पेस्ट करने वाले के पास बाँटने का कोई आधार नहीं बचता।

यही एक बात बाक़ी सब समझा देती है। तालिका दोबारा बनाने के लिए लकीरें या टैग नहीं, मानों की जगह देखनी पड़ती है, और जगह देखना हमेशा अनुमान ही होता है।

अंक लेख बनकर आने की समस्या

ख़ाने ठीक बँट जाने पर भी Excel अक्सर उन मानों को अंक नहीं मानता। PDF यह दर्ज नहीं करता कि कोई मान अंक है या नाम, इसलिए वह जैसा दिखता है वैसा ही चला आता है। ज़्यादातर मामले Excel में दो-चार क़दम में सुलझ जाते हैं।

जब कोष्ठ एक स्तंभ खिसक जाएँ

ख़ाली कोष्ठ इसकी जड़ हैं। ख़ाली कोष्ठ PDF में कोई निशान छोड़ता ही नहीं: अक्षर नहीं हैं तो छापने का निर्देश भी नहीं है। इसलिए उस क़तार में एक कोष्ठ कम दिखता है और उसके बाद सब कुछ एक खाना आगे खिसक जाता है।

औज़ार हर मान को सबसे नज़दीकी स्तंभ में गिराकर इस दिक़्क़त को घटाता है, पर बहुत सँकरे स्तंभों वाली तालिकाएँ फिर भी बेमेल हो सकती हैं। जुड़े हुए कोष्ठ भी ऐसे ही हैं: आपकी आँख दो कोष्ठों को मिला हुआ देखती है, जबकि फ़ाइल में एक लेख-टुकड़ा पड़ोसियों से थोड़ा बाईं ओर बैठा होता है।

कौन से PDF अच्छे नतीजे देते हैं

मूल कैसे बना था, यही नतीजा तय करता है।

• अच्छे नतीजे। Excel या Word में तालिका बनाकर PDF में निर्यात किया दस्तावेज़। स्तंभ सीधे खड़े होते हैं, इसलिए सिर्फ़ जगह देखकर कोष्ठ बँट जाते हैं।
• मिले-जुले। प्रकाशन सॉफ़्टवेयर से सजाई रिपोर्टें, जहाँ बीच में जमाना और हाशिया मिलकर स्तंभ का बायाँ किनारा डगमगा देते हैं।
• नहीं चलते। स्कैन किया PDF। हर पन्ना तस्वीर है और निकालने को अक्षर हैं ही नहीं। यह औज़ार की कमी नहीं है।
• ध्यान रखें। कई पन्नों में फैली लंबी तालिका। हर पन्ने पर शीर्षक दोहराया जाता है, इसलिए बदलने के बाद दोहराई गई शीर्षक पंक्तियाँ मिटा दीजिए।

लाने के बाद अंकों की जाँच हमेशा करें

तालिका लाने के काम में अनुमान मिला होता है, यानी वह चुपचाप बिगड़ सकता है। एक मान ग़ायब हो या एक स्तंभ खिसक जाए, स्क्रीन पर सब फिर भी करीने का दिखता है।

अगर मूल में जोड़ की पंक्ति है तो वही सबसे अच्छी जाँच है। Excel में वही स्तंभ जोड़िए और छपे हुए जोड़ से मिलाइए। जोड़ की पंक्ति न हो तो कम से कम पंक्तियाँ और स्तंभ गिन लीजिए। यह एक जाँच ग़लत अंकों पर रिपोर्ट लिखने से कहीं सस्ती पड़ती है।