Sửa chữ trong PDF

Với PDF, sửa ngay tại chỗ thường tốt hơn là chuyển qua chuyển lại. Có điều sửa tại chỗ cũng có giới hạn của nó, và giới hạn ấy đến thẳng từ cách một tệp PDF được tạo ra.

PDF không có đoạn văn

Thứ nằm trong tệp chỉ là các chỉ dẫn: hãy vẽ 2026 bằng phông này tại toạ độ ngang 220, dọc 540. Việc mấy chữ đó vốn là dòng thứ ba của một đoạn thì không được ghi ở đâu cả. Cấu trúc ấy bị bỏ đi ngay lúc tài liệu được xuất ra PDF.

Nên sửa chữ trong PDF không phải là sửa một đoạn văn, mà là xoá những chữ đã vẽ ở chỗ đó rồi vẽ chữ mới vào đúng chỗ ấy. Xoá một ký tự thì phần sau không tự dồn lên như trong Word.

Chỉ một điều đó giải thích tất cả những điều còn lại. Vì vị trí giữ nguyên và chữ chỉ được ghi đè, hễ bề rộng chữ mới khác chữ cũ là lộ ngay.

Chỗ phông chữ gây vướng

Muốn ghi đè thì phải biết chữ cũ dùng phông gì. Cùng phông, cùng cỡ thì dòng mới không xô. Ở đây có hai chỗ vướng.

• Phông không được nhúng vào tệp. Rất nhiều tài liệu chỉ ghi tên phông. Máy hiển thị tự chọn một phông gần giống để vẽ, nên bề rộng chữ có thể khác bản gốc.
• Có nhúng nhưng thiếu ký tự bạn cần. PDF thường chỉ nhúng đúng những ký tự đã dùng. Thêm một chữ tiếng Việt có dấu vào tài liệu tiếng Anh là hình dạng chữ đó không có sẵn trong tệp.

Chuyện thứ hai được giải bằng phông thay thế. Chỉ những chữ vừa gõ mới dùng phông đó, còn chữ vốn có trên trang vẫn nguyên. Chỉ là chữ mới trông sẽ hơi khác với chung quanh.

Việc gì làm được, việc gì không

Vì sao bản quét thì chịu

PDF quét là một bức ảnh chụp tờ giấy trải lên trang. Mắt người đọc ra chữ, còn trong tệp chỉ là một vùng chấm, không có gì để sửa. Đặt chữ mới lên trên ảnh thì được, nhưng muốn bỏ chữ vốn có thì chỉ còn cách lấy một khối phủ lên chỗ đó.

Phân biệt rất dễ. Phóng thật to: viền chữ nhoè ra là ảnh; phóng bao nhiêu vẫn sắc nét là chữ. Nhanh hơn nữa là rê chuột thử bôi đen một từ.

Sửa sao cho không ai nhận ra

• Giữ số ký tự xấp xỉ nhau. Độ dài chênh nhiều thì cuối dòng sẽ lệch.
• Sửa trong phạm vi một dòng. Tràn sang dòng sau là phải tính lại vị trí.
• Sửa xong xem một lượt ở mức 100%. Thu nhỏ cho vừa cửa sổ thì nửa điểm ảnh lệch cũng không thấy.
• Nếu tài liệu sẽ in, hãy in thử một tờ. Phông chữ ngồi trên giấy có khi khác trên màn hình.

Trong lúc sửa, tệp nằm ở đâu

Những giấy tờ hay phải sửa nhất thường lại là thứ ta không muốn đưa cho ai: hợp đồng, báo giá, bản quét giấy tờ tuỳ thân. Vậy mà phần lớn trình sửa trực tuyến bắt tải tệp lên máy chủ, sửa ở đó rồi trả lại. Tệp đã tải lên bao giờ mới bị xoá thì chỉ còn cách tin theo điều khoản.

Trình sửa chạy ngay trong trình duyệt thì không tải tệp lên đâu cả. Mở, sửa, lưu đều kết thúc trên máy của bạn. Muốn tự mình kiểm chứng thì mở tệp ra rồi ngắt mạng: công việc vẫn chạy tiếp.