PDF 표를 엑셀로 옮기기

왜 그렇게 되는지 알면 다시 타이핑하지 않아도 되는 경우가 대부분이다.

복사해서 붙여넣으면 왜 한 칸에 다 들어가나

PDF 안에 표라는 것이 없기 때문이다. 파일에 들어 있는 것은 "가로 220, 세로 540 자리에 1,204 를 찍어라" 같은 지시뿐이고, 그 값이 표의 둘째 열 셋째 행이었다는 사실은 어디에도 적혀 있지 않다. 워드나 엑셀에서 PDF 로 내보내는 순간 그 구조가 버려진다.

그래서 복사 기능은 눈에 보이는 순서대로 글자를 이어 붙일 뿐이다. 칸과 칸 사이의 간격은 탭도 쉼표도 아니고 그냥 좌표의 차이라, 붙여넣는 쪽에서는 나눌 근거가 없다.

이 한 가지가 나머지를 다 설명한다. 표를 되살리려면 선이나 태그가 아니라 값이 놓인 자리를 봐야 하고, 자리를 보는 일은 언제나 추측이다.

숫자가 글자로 들어오는 문제

칸이 제대로 나뉘어도 엑셀이 그 값을 숫자로 받아들이지 않는 일이 흔하다. PDF 에는 그 값이 숫자인지 글자인지가 적혀 있지 않아, 보이는 그대로 옮겨지기 때문이다. 대부분 엑셀에서 몇 번의 조작으로 풀린다.

칸이 한 칸씩 밀릴 때

값이 비어 있는 칸이 원인이다. 빈 칸은 PDF 안에 아무 흔적도 남기지 않는다. 글자가 없으니 찍으라는 지시도 없다. 그래서 그 줄만 칸이 하나 적어 보이고, 뒤의 값이 전부 한 칸씩 당겨진다.

도구 쪽에서는 각 값을 가장 가까운 열에 떨어뜨려 이 문제를 줄인다. 다만 열 간격이 아주 좁은 표에서는 여전히 어긋날 수 있다. 합쳐진 셀도 마찬가지다. 사람 눈에는 두 칸이 합쳐진 것이 보이지만 파일 안에는 글자 하나가 조금 왼쪽에 있을 뿐이다.

어떤 PDF 가 잘 되나

원본이 어떻게 만들어졌는지가 결과를 가른다.

• 잘 되는 것. 엑셀이나 워드에서 표를 만들어 PDF 로 내보낸 문서. 열이 반듯하게 서 있어 자리만 봐도 칸이 갈린다.
• 어중간한 것. 조판 프로그램으로 만든 보고서. 가운데 맞춤과 들여쓰기가 섞여 열의 왼쪽 끝이 흔들린다.
• 안 되는 것. 스캔한 PDF. 쪽 전체가 사진이라 꺼낼 글자가 아예 없다. 이것은 도구의 성능 문제가 아니다.
• 주의할 것. 여러 쪽에 걸친 긴 표. 쪽이 바뀌면서 머리글이 반복되므로, 옮긴 뒤 중복된 머리글 줄을 지워야 한다.

옮긴 뒤에는 반드시 검산한다

표를 옮기는 일은 추측이 섞이는 작업이라, 조용히 틀린 결과가 나올 수 있다. 값이 하나 빠지거나 한 칸 밀려도 화면은 멀쩡해 보인다.

원본에 합계 줄이 있다면 그것이 가장 좋은 검산표다. 엑셀에서 같은 열을 더해 원본의 합계와 맞는지 본다. 합계가 없다면 행 수와 열 수라도 세어 본다. 이 한 번의 확인이 잘못된 숫자로 보고서를 쓰는 것보다 훨씬 싸다.